ミーティングを効率的に進めるための５つのポイント
ミーティングは効率的に進めたい。非効率なミーティングは時間を奪うだけでなく、やる気まで奪っていく。
「打ち合わせが多くて、自分の仕事ができない」という人に限って、出なくていいミーティングに参加したり、参加したミーティングでもすぐに脱線してしまう気がする。また、せっかくミーティングをしても、決まったことを実行しない人もいる。この人たちはなんなんだ一体？これは僕の身の回りだけではないだろう。
「すごい考え方」には、ミーティングを効率的に勧めるための５つのポイントが紹介されている。
- ミーティングの進め方を定める
- ミーティングの進め方を適切にコントロールする
- 問題解決法を活用する
- ミーティングで達成されたものを確認する
- 終了する
また、会議の前に共有すべき習慣として、４つが挙げられている。
- 開始時刻と終了時刻を定める
- すべての議題の目的を明確にする
- 例）ミーティングの目的は、進捗状況の確認と課題解決を行うことです
- 例）ミーティングの意図は、各自の提案を吟味し、その承認を行うことです-
- 取り上げてもらいたい議論があれば全体で議論するのか、個別で議論するのかを判断する
- 定例ミーティングであれば、事前に準備してあるフォーマットにしたがって進めていく
どれも当たり前の話だけど、意識できていないひとも多いのではないか。僕も社会に出てコストを意識するようになるまではあまり意識したことがなかった。
僕は、
- ミーティングの目的を「事前に」明確にすること
- 決定事項が正しく実現されるまで管理すること
が重要だと思っている。
目的が明確になっていないから、関係ない人まで招集されるし、自分は関係ないと思っているから時間にもルーズになる。そうすると、参加者全員のモチベーションも下がる。建設的な議論ができなくなる。また、目的が明確になっていないから、脱線しているのかどうかすら判断できない。このエントリの冒頭に挙げた問題点のいくつかは目的を明確にするだけで解消できる。
せっかく時間（と金）をかけてミーティングをしても「決まったことを実行しない」などという不心得者を出さないためには、決定事項を管理する「仕組み」が必要。一般には議事録がそれにあたるのだろうが、決まったことを記録することはできても、それが実現されているかどうかを管理するのには不向きだ。問題解決のエントリで紹介した、コミットメント管理シート的なものを、きっちり運用するのがよいと思う。
コミットメントに達したら、それが正しく実現されるよう以下の情報を管理する。
- 誰がコミットしたか
- 何を達成するか
- 期限
- 成功に向けての仕様（どのように進めるのか、とか）
すごい会議−短期間で会社が劇的に変わる！
大橋 禅太郎 
